ISO atau International Organization for Standardization merupakan Standar Internasional dalam sistem manajemen yang digunakan sebagai pengukur mutu organisasi. ISO berperan penting dalam mengukur kredibilitas suatu perusahaan yang akan bersaing secara global. Penerapan ISO juga merupakan cara perusahaan untuk meningkatkan sistem manajemem mutunya. ISO merupakan badan non-pemerintah yang bertanggung jawab untuk mengembangkan standar di berbagai industri untuk mempromosikan kualitas, keamanan, dan efisiensi.
Perusahaan yang memiliki sertifikasi ISO memiliki kemungkinan besar untuk mendominasim kompetisi pasar karena dengan adanya ISO, perusahaan memiliki jaminan kualitas dari produk maupun jasa yang ditawarkan. dengan adanya ISO juga dapat menumbuhkan kepercayaan oleh konsumen terhadap perusahaan. Adapun beberapa jenis ISO yang digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia seperti ISO 9001, ISO / IEC 17025, ISO 28000, ISO 50001, ISO 14001, ISO 22000, ISO/IEC 27001, dan ISO TS 16949.
- ISO 9001
ISO jenis ini merupakan kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu dalam perusahaan. ISO 9001 berisikan update perusahaan terkait dokumentasi, identifikasi, dan peningkatan pada persoalan esensial dalam proses manufaktur seperti dalam hal sistem keamanan, manufaktur ramah lingkungan, efisiensi produksi, spesifikasi dimensi dan fungsional.
- ISO / IEC 17025
ISO jenis ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki persyaratan lembaga pengujian contohnya seperti laboratorium. ISO/IEC17025 menjadi pedoman standar untuk menunjukan bahwa sebuah laboratorium beroperasi dengan baik, kompeten, dan valid, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan nasional dan bahkan internasional.
- ISO 28000
ISO jenis ini merupakan penentu standar dalam sertifikasi keamanan dalam segala aktivitas serta orang yang terlibat dalam kegiatan usaha perusahaan tersebut karena pekerjaan yang dilakukan memiliki risiko yang cukup tinggi. Contoh bisnis atau perusahaan yang memerlukan ISO 28000 adalah tambang, perbankan, perhotelan, dan fasilitas umum lainnya.
- ISO 50001
ISO jenis ini biasa digunakan untuk menetapkan persyaratan bagi organisasi atau perusahaan untuk mengembangkan, mengimplementasikan, dan meningkatkan Sistem Manajemen Energi. ISO 50001 menjadi standar yang digunakan untuk mengelola energi seperti efisiensi dan konsumsi energi.
- ISO 14001
ISO jenis ini merupakan standar manajemen lingkungan yang mengatur bagaimana perusahaan melakukan proses, perencanaan, dan pelaksanaan yang memiliki kaitan dengan lingkungan.
- ISO 22000
ISO jenis ini merupakan standar sistem manajemen keamanan pangan atau Food Safety Management System (FSMS) untuk perusahaan yang secara langsung maupun tidak langsung memiliki kaitan dengan rantai makanan untuk merencanakan, menerapkan, mengoperasikan, memeliharam dan memperbarui FSMS yang menyediakan produk atau layanan yang aman dan penggunaannya sesuai dengan tujuan.
- ISO/IEC 27001
ISO jenis ini merupakan aturan terkait standar baku dalam keamanan informasi yang memiliki fungsi untuk mengatur manajemen penerapan keamanan informasi suatu perusahaan secara spesifik.
- ISO TS 16949
ISO jenis ini merupakan persyaratan sistem kualitas umum yang dikembangkan untuk meningkatkan kualitas dan memastikan integritas pasokan ke industri, ISO ini dapat digunakan untuk perusahaan yang memproduksi komponen, rakitan, dan suku cadang untuk pasokan ke industri otomotif.
Adapun manfaat ISO untuk perusahaan :
- Meningkatkan citra baik perusahaan, dengan memiliki sertifikat ISO akan membuat nilai perusahaan tersebut menjadi lebih positif.
- Meningkatkan kredibilitas perusahaan, dengan memiliki sertifikat ISO dapat meningkatkan kepercayaan calon konsumen atau konsumen.
- Memudahkan perdagangan internasional, dengan mengantongi sertifikat ISO dapat diakui kualitas produk atau jasa suatu perusahaan telah bertaraf internasional.
- Mengoptimalkan kinerja karyawan, karena ISO menjadi pedoman mengenai sistem kerja dan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan, dapat mengingkatkan kinerja karyawan sesuai sistem yang berlaku.
- Menghemat biaya, ISO dapat mendeteksi adanya kegagalan produksi, dan menganalisa penyebabnya, dan melakukan perubahan sesuai dengan standar. Standar adalah antisipasi atau cara untuk mencegah masalah pada produk maupun pelayanan yang diberikan pada konsumen.
Di Indonesia sendiri terdapat beberapa badan sertifikasi untuk pemberian Sertifikasi Standar ISO, yaitu sebagai berikut:
- BV Indonesia
- SGS Indonesia
- ACM Indonesia
- DQS Indonesia
- SAI Global Indonesia
- Lloyd’s Register Indonesia, dan sebagainya.
Badan sertifikasi tersebut berguna untuk menerbitkan sertifikasi standar ISO yang diperlukan bagi perusahaan. sertifikasi standar ISO dapat diperoleh melalui prosedur berikut:
1. Hal pertama yang harus dilakukan adalah Manajemen puncak perusahaan harus menentukan standar apa yang akan digunakan oleh perusahaan tersebut. Sebagai contoh perusahaan memilih menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015.
2. Manajemen puncak harus melakukan persiapan yang mumpuni pada sumber daya untuk menerapkan ISO 9001:2015. Persiapan yang harus disediakan tersebut yaitu:
- Mempersiapkan sumber daya manusia (SDM) seperti Management Representative, Pengendali Dokumen, dan Tim ISO untuk menyiapkan, memelihara, dan mengembangkan sistem manajemen mutu di perusahaan.
- Mempersiapkan waktu yang cukup. Minimal lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan, agar memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.
- Mempersiapkan kebutuhan biaya untuk Konsultan ISO 9001 dan Sertifikasi ISO 9001.
3. Perusahaan perlu untuk membentuk tim minimal terdiri atas dua orang dari tiap divisi untuk menerapkan ISO 9001, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan.
4. Buat rencana pelatihan pengenalan ISO 9001:2015 untuk semua karyawan. Sistem pelatihan dokumentasi ISO 9001 untuk tim ISO dan pelatihan audit internal untuk tim ISO. Perusahaan bisa menggunakan jasa Konsultan ISO 9001 untuk memberikan pelatihan kepada Tim ISO.
5. Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Analisis apa saja persyaratan ISO 9001:2015 yang belum diterapkan pada perusahaan.
6. Rumuskan kebijakan mutu dan sasaran mutu setiap divisi yang ada di perusahaan. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target).
7. Rumuskan prosedur dasar dari ISO 9001:2015, yaitu prosedur pengendalian, prosedur pengendalian mutu rekaman, prosedur pengendalian mutu, prosedur perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, prosedur audit internal, dan prosedur rapat manajemen.
8. Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka harus dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pelaksanaan Survei Pelanggan, dan sebagainya.
9. Membuat Instruksi kerja untuk menjalankan proses yang rumit dan membutuhkan penjelasan detail. Bila perlu instruksi disertai gambar ilustrasi.
10. Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Formulir isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dan sebagainya.
11. Buat pedoman yang berisi panduan penerapan ISO 9001:2015 di perusahaan.
12. Terapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang perusahaan kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.
13. Buatlah pelatihan atau training audit internal untuk tim ISO. Perusahaan bisa menggunakan jasa Konsultan ISO 9001 untuk memberikan pelatihan audit internal kepada Tim ISO.
14. Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti pelatihan. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan dan memeriksa kecocokan dan ketidaksesuaian perusahaan dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.
15. Hubungi Badan Sertifikasi ISO untuk mengajukan audit sertifikasi. setidaknya perusahaan harus menghubungi Badan Sertifikasi satu bulan sebelum tanggal audit yang diinginkan oleh perusahaan.
16. Laksanakan rapat manajemen yang dipimpin langsung oleh Manajemen Puncak untuk memastikan semua persyaratan ISO 9001:2015 telah diimplementasikan.
17. Badan Sertifikasi ISO akan mengaudit anda dalam 2 tahap, yaitu Audit Awal dan Audit Utama. Pastikan Tim ISO anda telah siap dengan itu.
18. Jika lolos, maka perusahaan berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Perusahaan harus menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk untuk meningkatkan citra merek perusahaan di mata pelanggan.
Perusahaan Anda membutuhakan Bantuan Untuk Sertifikasi ISO? Hubungi Bro Legal segera. Bro Legal Siap Membantu untuk meningkatkan kredibilitas dan system manajemen mutu Perusahaan Anda.
